Effizienzsteigerung durch das Vermeiden von "Work in Progress"

Zusammenfassung

An mehreren Aufgaben zu arbeiten und zwischen ihnen hin- und her- zu springen, dauert länger als das sequentielle Arbeiten. Schließlich werden alle Aufgaben erst verzögert fertiggestellt.

Schauen wir uns die Grafik an, sehen wir, dass die Fertigstellung der Aufgabe 1 und der Aufgabe 2 bei paralleler Arbeit verzögert wird. Die Fertigstellung beider Aufgaben verzögert sich, denn erst nach Zeitspanne 3 sind alle Arbeiten abgeschlossen. Für die Aufgaben 1 & 2 bedeutet das, dass 1-2 Zeitspannen später als möglich geliefert wird.

Wenn mehrere Personen an einer Aufgabe arbeiten, wird die Verzögerung durch Work in Progress (WIP) noch erheblicher. 

Wie wir Work in Progress in unserer Firma mit knapp 100 Mitarbeitern vermeiden und wie wir Softwareentwicklungsprozesse gestalten, um möglichst effizient zu sein und Arbeiten zeitnah abzuschließen, beschreibt dieser Artikel.

Was ist Work in Progress (WIP)?

Der Begriff Work in Progress (WIP) hat seinen Ursprung in der Fertigungs- und Produktionsumgebung. Er bezieht sich auf Artikel, die sich in verschiedenen Stadien der Fertigstellung befinden, aber noch keine fertigen Produkte sind.

Im Projektmanagement wird dieser Begriff häufig verwendet, um den Zustand von Aufgaben zu bezeichnen, an denen gerade gearbeitet wird.

Er lässt sich hervorragend auf die Softwareentwicklung und alle damit verbundenen Schritte übertragen und wird bei 1xINTERNET erfolgreich eingesetzt. WIP bezieht sich auf Konzeption, Design und Entwicklung von Projekten oder Aufgaben, die begonnen wurden, aber noch nicht abgeschlossen sind.

Die Kontrolle von Work in Progress eignet sich gut für agile Methoden zur Optimierung des Durchsatzes von Sprints und zur Optimierung von Arbeitsabläufen. Die Kontrolle des Arbeitsfortschritts hilft, Engpässe aufzudecken und Ressourcen effizient zuzuweisen, um Projekte voranzubringen.

Anwendung des Konzepts aus die Softwareentwicklung

Für einen Dienstleister wie 1xINTERNET ist es wichtig, Aufgaben so früh wie möglich abzuschließen, denn erst dann können Ergebnisse geliefert und in Rechnung gestellt werden.

Aus diesem Grund werden laufende Aufgaben vorrangig erledigt, bevor neue Aufgaben in Angriff genommen werden.

Die obige Grafik zeigt, dass Aufgabe 1 in Zeiteinheit 1 abgeschlossen und geliefert wird. Die Aufgaben 2 und 3 werden in Zeiteinheit 2 bzw. 3 abgeschlossen und geliefert.

Würden wir alle drei Aufgaben parallel mit denselben Ressourcen bearbeiten, würden alle Aufgaben nach Zeiteinheit 3 abgeschlossen sein. Dadurch würde die Lieferung der Aufgaben 1 und 2 unnötigerweise um 2 bzw. 1 Zeiteinheit verzögert.

Übertragen wir diesen Grundsatz auf die Softwareentwicklung: Bei 1xINTERNET wird jede Entwicklungsarbeit intern von einem zweiten Entwickler evaluiert. Zusätzlich werden neue Funktionalitäten vor der Einführung von unseren Kunden begutachtet. Damit sind mindestens zwei Ebenen der Überprüfung in unserem Prozess etabliert.

Die Anwendung der Logik von Work in Progress zeigt, dass die Einbeziehung mehrerer Beteiligter eine erhebliche Verzögerung der Fertigstellung zur Folge hat.

Werden alle Aufgaben sequentiell bearbeitet und geprüft, wird der Work in Progress minimiert: Aufgabe 1 ist nach 2 Zeiteinheiten abgeschlossen, während die Aufgaben 2 und 3 nach 3 bzw. 4 Zeiteinheiten abgeschlossen sind. 

Würde die Bearbeitung parallel erfolgen, läge die Fertigstellung erst bei 4, 5 und 6 Zeiteinheiten.

Nur wenn alle Aufgaben und Überprüfungen nacheinander abgearbeitet werden, wird der Arbeitsfortschritt optimiert.

Erkenntnisse, Überlegungen und strategische Tipps

Die sequentielle Planung aller Arbeiten ist zweifellos eine Herausforderung. Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels arbeiten fast 100 Personen bei 1xINTERNET, was eine effiziente Ressourcenplanung über mehrere Projekte hinweg zu einer komplexen Aufgabe macht.

Es ist verlockend, etwas Neues zu beginnen, während man auf den Abschluss einer anderen Aufgabe wartet. Sie müssen sich jedoch darüber im Klaren sein, dass ein Übermaß an „Work in Progress“ naturgemäß alle Aufgaben verzögert.

Es ist schwierig, das richtige Maß zu finden zwischen der Fertigstellung der begonnenen Aufgabe und der optimalen Nutzung aller Ressourcen. Bei 1xINTERNET geben wir der Beendigung der Arbeit Vorrang vor der Auslastung aller Ressourcen. Wir haben strenge Grundsätze etabliert, die sicherstellen, dass Mitarbeiter keine neuen Aufgaben beginnen sollen, wenn sie auch Begonnene abschließen können.

Dieser Ansatz funktioniert bei uns gut und ermöglicht unseren Kollegen eine effektivere Zusammenarbeit. Durch die Vermeidung von Multitasking und den damit verbundenen Ineffizienzen sind unsere Mitarbeiter zufriedener, arbeiten qualitativ hochwertiger und schließen ihre Aufgaben schneller ab.

Außerdem können unsere Teams durch die bessere Kontrolle des Umfangs der laufenden Arbeiten den Aufgabenfluss in den verschiedenen Phasen des Entwicklungsprozesses besser bewältigen und Engpässe vermeiden.

Die Vermeidung von parallelen Arbeiten ermöglicht uns stets einen realistischen Blick auf den aktuellen Stand unserer Projekte und steigert die Effizienz des Projektmanagements insgesamt. 

Die Reduzierung des WIP führt nicht nur zu einem besseren Durchsatz, sondern erhöht auch die Zufriedenheit aller Beteiligten. Für die meisten Arbeitsabläufe empfehlen wir daher stets den Arbeitsfortschritt im Auge zu behalten und parallele Arbeiten zu minimieren.