Cómo aumentar la productividad de su equipo reduciendo el trabajo en curso

En resumen

Trabajar en múltiples tareas en paralelo ralentiza más que hacerlo en secuencia, debido a que el tiempo de finalización de cada una de las tareas se retrasa en el futuro.

Como puede ver en los gráficos anteriores, el tiempo de finalización de las Tareas 1 y 2 se retrasa cuando se trabaja en paralelo.

Esto se complica aún más si las tareas involucran a diferentes equipos que contribuyen a su realización.

En este artículo profundizaremos en el concepto de trabajo en curso (WIP, por sus siglas en inglés) e ilustraremos cómo aumenta el impacto en el tiempo cuando hay múltiples equipos involucrados.

Mostraremos cómo este concepto puede aplicarse a los procesos de desarrollo de software con un equipo de unos 100 empleados.

¿Qué es el trabajo en curso (WIP)?

El término trabajo en curso (WIP) tiene su origen en los entornos de fabricación y producción. Hace referencia a los artículos que se encuentran en distintas fases de finalización dentro de un proceso de producción, pero que aún no son productos acabados.

Este término se utiliza a menudo en la gestión de proyectos y en diversos procesos empresariales para denominar el estado de los productos o tareas en los que se está trabajando actualmente.

Este concepto puede aplicarse al desarrollo de software y a todos los procesos relacionados. En 1xINTERNET lo estamos utilizado en nuestros procesos. En este contexto, WIP hace referencia a la conceptualización, el diseño, el desarrollo o tareas similares que se han iniciado pero aún no se han terminado.

El seguimiento del trabajo en curso funciona correctamente con las metodologías ágiles con el fin de optimizar el rendimiento de los sprints y los flujos de trabajo. Además, hacer un seguimiento del trabajo en curso nos ayuda a identificar obstáculos y a garantizar que los recursos se asignan de forma eficiente para que los proyectos puedan avanzar.

Aplicación del concepto al desarrollo de software

Para un proveedor de servicios como 1xINTERNET es importante terminar las tareas lo antes posible, porque primero cuando las terminamos podemos entregar los resultados a nuestros clientes y recibir el pago.

Para ello, damos prioridad a la finalización de las tareas en curso antes de iniciar otras nuevas.

Como se muestra en el gráfico de trabajo en secuencia, la Tarea 1 se completará y se entregará en la unidad de tiempo 1, mientras que las Tareas 2 y 3 se entregarán en las unidades de tiempo 2 y 3, respectivamente.

Sin embargo, si trabajamos en las tres tareas en paralelo con los mismos recursos, todas las tareas se completarán en la unidad de tiempo 3. Este planteamiento retrasa la entrega de las tareas 1 y 2 en 2 y 1 unidades de tiempo, respectivamente.

Ahora vamos a aplicar este concepto al proceso de desarrollo de software. En 1xINTERNET, todo el trabajo de desarrollo se somete a una revisión interna por parte de otros desarrolladores. Además, las nuevas funcionalidades son revisadas por nuestros clientes antes de su implementación. Esto establece al menos dos niveles de revisión en nuestro proceso.

La aplicación del concepto de trabajo en curso revela que la participación de un mayor número de equipos aumenta los retrasos si no se evitan los trabajos en paralelo.

Si todas las tareas se trabajan en secuencia, el trabajo en curso se reduce al mínimo: La tarea 1 se completa tras 2 unidades de tiempo, mientras que las tareas 2 y 3 se completan tras 3 y 4 unidades de tiempo, respectivamente. 

Si las tareas se trabajan en paralelo, los tiempos de finalización más tempranos son 4, 5 y 6 unidades de tiempo.

Si todas las tareas y revisiones se trabajan en paralelo, el trabajo en curso se maximiza, y la finalización más temprana de todas las tareas y revisiones es de 6 unidades de tiempo.

Conclusiones y recomendaciones

Planificar todo el trabajo de forma secuencial es, por supuesto, complicado. En el momento de escribir este artículo, contamos con casi 100 empleados en 1xINTERNET, lo que complica la planificación de recursos en varios proyectos.

Comenzar algo nuevo mientras se espera la finalización de otra tarea resulta tentador. Sin embargo, hay que ser consciente de que un exceso de trabajo en curso retrasa de forma inherente todas las tareas.

Encontrar el equilibrio adecuado entre terminar lo que se ha empezado y utilizar plenamente los recursos disponibles es difícil. En 1xINTERNET damos prioridad a la finalización del trabajo sobre la utilización de los recursos. Tenemos políticas estrictas que garantizan que los empleados no pueden empezar nuevas tareas si pueden terminar las que ya tienen.

Este enfoque nos da buenos resultados, ya que permite a nuestros empleados colaborar de forma más eficaz. Al reducir la multitarea y sus ineficiencias asociadas, nuestro equipo trabaja de manera más productiva, lo que conduce a un trabajo de mayor calidad y a una finalización más rápida de las tareas.

Además, el control de la cantidad de trabajo en curso permite a nuestros equipos gestionar mejor el flujo de tareas a través de las diferentes etapas del proceso de desarrollo, ayudándoles a identificar y eliminar los obstáculos.

Reducir el trabajo en paralelo nos proporciona una mejor visibilidad del estado actual de nuestros proyectos, lo que mejora la eficacia general de la gestión de proyectos.

Como resultado, la minimización del trabajo en curso no sólo mejora el rendimiento, sino que también aumenta la satisfacción de todos los equipos. Recomendamos prestar atención al trabajo en curso en la mayoría de los flujos de trabajo, si no en todos.